Makler und Verwalter als Datensammler
Kreis · Immobilienprofis müssen persönliche Daten ihrer Mieter und Käufer aufnehmen. Welche sensiblen Informationen sie erfragen dürfen und warum sie diese nach Vertragsschluss löschen müssen, erläutert der Ring Deutscher Makler (RDM), Düsseldorf.
Zur Ausübung ihres Berufs müssen Immobilienmakler und Verwalter personenbezogene Daten von Miet- und Kaufinteressenten erfragen und prüfen. Dazu zählen etwa eine Selbstauskunft, die Gehaltsabrechnung des Mieters oder dessen Eltern, falls diese eine Bürgschaft leisten. Außerdem wird der Ausweis kopiert und eine Auskunft bei der Schufa oder einer anderen Wirtschaftsauskunftei eingeholt.
Immobiliendienstleister müssen allerdings mit diesen Personendaten sparsam umgehen. Das heißt, die Daten dürfen nur erhoben werden, sofern sie für die jeweilige Phase der Vertragsvorbereitung notwendig sind (§ 28 Abs. 1 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz). Im Klartext bedeutet dies, dass Makler nicht bereits zur Erstbesichtigung einer Mietwohnung einen Gehaltsnachweis fordern dürfen. Vielmehr ist dies erst bei Suchenden nötig, die in die engere Wahl kommen. "Bringen diese aus eigenem Antrieb diese Unterlagen zum Ersttermin mit, ist dies ihre Sache und legitim. Gefordert werden darf es nicht", erläutert Jörg Schnorrenberger, Immobilienmakler in Düsseldorf und RDM-Vorsitzender.
Anderes Beispiel: Beauftragt ein Verwalter einen Handwerker, in einer Mietwohnung die Gastherme zu überprüfen, darf er diesem nicht die gesamten Mieterdaten weiterreichen mit Informationen zur Miethöhe, Kontoverbindung etc. Sparsamer Datenumgang bedeutet, nur Name und Telefonnummer auszuhändigen. Das reicht für die Terminvereinbarung mit dem Mieter.
Möglicherweise Einverständnis der Kunden einholen
Ist ein Miet- oder Kaufvertrag signiert, müssen sowohl die Daten des Vertragspartners als auch die der Interessenten, die nicht zum Zuge kamen, gelöscht oder gesperrt werden. Lediglich wenn der Immobilienexperte vorab das Einverständnis seines Kunden eingeholt hat, seine Personendaten archivieren zu dürfen, gilt etwas anderes. Dem Klienten muss jedoch die Möglichkeit eingeräumt werden, seine Zustimmung jederzeit zu widerrufen.
Eine Ausnahme bildet das Geldwäschegesetz - aus zweierlei Gründen. Erstens müssen beim Immobilienverkauf Interessenten bereits vor beziehungsweise nach der Erstbesichtigung ihren Ausweis vorlegen, den der Makler kopieren, scannen oder fotografieren muss. Zweitens muss er das Dokument für eventuelle Nachprüfungen fünf Jahre lang aufbewahren.
Er ist gut beraten, diese Kopien ebenfalls zu sperren, falls sie digital vorliegen beziehungsweise in einem Schrank zu verschließen, falls sie in einem Ordner gesammelt werden. Sie dürfen nicht einfach für jeden Mitarbeiter oder Kunden frei zugänglich im Büro liegen.
Das Sperren personenbezogener Daten bedeutet, dass diese mit einem entsprechenden Sperrvermerk versehen in der EDV archiviert werden. Nicht jeder Mitarbeiter darf darauf Zugriff haben (Passwortschutz). Alternativ können Personeninformationen aus dem aktiven EDV-Bestand genommen und gesondert archiviert werden.
Immobilienkunden sind bei RDM-Maklern und -Verwaltern in guten Händen. Sie können sicher sein, dass diese die genannten Datenschutzregeln kennen und sich daran halten. Denn nur qualifizierte Immobiliendienstleister werden in den traditionsreichen Berufsverband aufgenommen.
